Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentcontrole Specialist
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Documentcontrole Specialist die verantwoordelijk is voor het beheren, controleren en optimaliseren van documentatiestromen binnen onze organisatie. In deze rol zorg je ervoor dat alle documenten voldoen aan interne en externe eisen, en dat ze op een gestructureerde en veilige manier worden opgeslagen en gedeeld. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om te garanderen dat documentatie altijd up-to-date, accuraat en toegankelijk is voor bevoegde medewerkers. Je bent het aanspreekpunt voor vragen over documentbeheer en ondersteunt bij audits en kwaliteitscontroles. Daarnaast ontwikkel en implementeer je procedures en richtlijnen voor documentbeheer, en train je collega’s in het correct gebruik van documentbeheersystemen. Je signaleert knelpunten en verbetermogelijkheden in het documentatieproces en draagt actief bij aan het verhogen van de efficiëntie en compliance binnen de organisatie. Je hebt oog voor detail, werkt gestructureerd en bent in staat om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen. Ervaring met digitale documentbeheersystemen en kennis van relevante wet- en regelgeving zijn essentieel. Je bent communicatief vaardig, proactief en kunt goed schakelen tussen verschillende projecten en prioriteiten. Als Documentcontrole Specialist lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze bedrijfsvoering.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en controleren van inkomende en uitgaande documenten
- Zorgdragen voor naleving van interne en externe regelgeving
- Opzetten en onderhouden van documentbeheersystemen
- Ondersteunen bij audits en kwaliteitscontroles
- Trainingssessies geven over documentbeheerprocedures
- Signaleren en oplossen van knelpunten in documentprocessen
- Archiveren en classificeren van documenten volgens vastgestelde normen
- Opstellen en bijwerken van procedures en richtlijnen
- Samenwerken met verschillende afdelingen
- Beschermen van vertrouwelijke informatie
Vereisten
Text copied to clipboard!- Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in administratie of vergelijkbaar
- Minimaal 2 jaar ervaring in documentbeheer of administratie
- Kennis van relevante wet- en regelgeving
- Ervaring met digitale documentbeheersystemen
- Uitstekende organisatorische vaardigheden
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Goede communicatieve vaardigheden
- Discretie en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heeft u met documentbeheer?
- Bent u bekend met digitale documentbeheersystemen?
- Hoe zorgt u voor naleving van regelgeving binnen documentatie?
- Kunt u een voorbeeld geven van een verbetertraject dat u heeft geleid?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Wat doet u als u een fout ontdekt in een belangrijk document?
- Hoe traint u collega’s in documentbeheerprocedures?
- Welke rol speelt u tijdens audits?
- Hoe blijft u op de hoogte van relevante wet- en regelgeving?
- Wat motiveert u om als Documentcontrole Specialist te werken?
